Faut-il déléguer la gestion de certaines tâches ?

Déléguer certaines taches de son entreprise

Les tâches représentent le pilier sur lequel un projet prend appui. Cela dit, la gestion des tâches revêt dès lors un caractère universel qu’on retrouve à tous les échelons au sein d’une entreprise. Elle va d’un chef de projet exécutant des missions générales, à des employés qui s’occupent des missions spécifiques. Pour que cette gestion devienne efficace, il est nécessaire qu’elle soit déléguée et c’est là tout le problème. La délégation des tâches n’a pas encore atteint sa vitesse de croisière au Canada parce que les acteurs se méfient réciproquement.

D’un côté, celui qui délègue a du mal à faire réellement confiance et à laisser les mains libres à son collaborateur. D’un autre côté, le délégataire voit en cela un surplus de travail qui ne lui est aucunement bénéfique. On dirait une sorte de désengagement du responsable dans le but de le punir. Ce désamour incompréhensible fait la peinture macabre de la délégation des tâches. Soulevant ainsi la question de la nécessité de repartir les missions dans le cadre d’un projet d’entreprise. C’est aussi la preuve que l’appréhension de la délégation des tâches est encore ambiguë.

Déléguer la gestion des tâches : qu’est-ce que c’est ?

Faut-il deleguer la gestion de ses taches

 

L’une des raisons qui fait en sorte que la décentralisation des compétences a du mal à s’imposer résulte du fait qu’on a tendance à la confondre avec des pratiques contraires à elle.

Ce que n’est pas la délégation de la gestion des tâches

Commençons par faire cette précision, déléguer la gestion des tâches, c’est tout sauf se débarrasser d’une tâche à cause du manque de temps ou encore par manque d’envie tout simplement. La délégation n’a rien à voir avec l’abandon ou le désengagement que certains peuvent selon le secteur d’activité, qualifier de sous-traitance.

Pour finir, déléguer certaines tâches ne signifie en aucun cas perdre son pouvoir ou sa légitimité. Quelqu’un qui investit dans l’immobilier peut déléguer la gestion de ses biens de location à un gestionnaire immobilier. Ce n’est pas pour autant qu’il cesse d’être le propriétaire desdits biens.

Ce qu’est réellement la délégation de la gestion des tâches

En réalité, déléguer la gestion d’une tâche est le fait de fixer les objectifs tout en laissant la possibilité à quelqu’un de les réaliser en toute autonomie. En outre, c’est l’acte qui consiste à attribuer un certain nombre de responsabilités, de même qu’un pouvoir de décision aux délégataires. C’est donc un risque que doit prendre le responsable d’un bien ou le dirigeant d’une structure en confiant une mission ou un travail, à un collaborateur.

Dans le domaine de l’immobilier par exemple, le propriétaire d’un bien immobilier peut déléguer la gestion locative de son bien immobilier à un agent immobilier. Même si c’est le responsable qui établit les grandes lignes, le collaborateur a l’obligation des résultats. Dans ce cas, il décide de la méthode ou des solutions qu’il trouve efficaces pour atteindre les objectifs qui lui ont été assignés.

Déléguer la gestion des tâches : dans quel but ?

Une entreprise qui ne prend pas en compte la délégation dans la gestion des tâches aura du mal à s’enraciner, tant au niveau organisationnel qu’au niveau structurel. Vous ne pouvez pas tout faire seul. Vous aurez toujours besoin d’être bien accompagné.

Un entrepreneur qui veut par exemple investir dans l’immobilier aura besoin de toute une équipe derrière lui. Plus l’entreprise se développe, plus le besoin de déléguer la gestion des tâches se fera pressant.

Plus d’efficacité et de réactivité

Un chef d’entreprise qui ne sait pas décentraliser le travail va s’engorger dans un centralisme qui va réduire de manière drastique son efficacité et sa réactivité. Pour un fonctionnement efficient, tout gestionnaire doit avoir autour de lui des personnes compétentes.

Elles doivent être à la fois près des informations et des problèmes. Elles doivent entretenir un rapport direct avec des clients pour mieux répondre à leurs besoins.

On gagne en temps

Si au début, le partage des tâches voulait qu’on perde du temps, ce n’est pas le même son de cloche quand le relais est déjà établi. Nonobstant votre compétence, il arrive un moment où votre temps ne vous permet plus de traiter certaines tâches.

La première raison peut être votre manque d’expertise (les questions juridiques par exemple) ou tout simple le manque de temps. Confier cette mission à un collaborateur, vous permet de rediriger votre attention ailleurs et cela aide vos collaborateurs à gagner en efficacité.

On ne perd pas de vue l’essentiel

Déléguer la gestion des tâches permet au responsable de se concentrer sur les questions de premier ordre. Il peut par exemple :

  • Explorer les tendances du marché ;
  • Fructifier son chiffre d’affaires ;
  • Évaluer les stratégies de ses principaux concurrents ;
  • Etc.

Vous devez vous concentrer sur ce que vous savez faire, laissez la comptabilité au comptable, la sécurité au responsable de la sécurité. Il n’est pas normal pour un patron de s’attarder sur l’opérationnel alors qu’il peut être utile ailleurs.

Gestion efficace des tâches par délégation : comment s’y prendre ?

Gestion de taches délégations

 

 

Cette question a tout son sens parce que même si l’idée de répartir les tâches est bonne, parfois la forme l’est moins. Il y a toute une série d’étapes que vous devez suivre, ce n’est pas quelque chose qu’on décide de faire comme ça au hasard.

Le processus à suivre

Vous devez dans un premier temps bien déterminer les tâches que vous allez déléguer. Puisqu’il s’agit de laisser votre collaborateur agir en toute autonomie, cela suppose que vous devez évaluer des choses en particulier. Premièrement les compétences requises pour assurer la tâche et deuxièmement, les responsabilités qui en résultent.

Vous devez identifier les personnes qui sont à vos yeux non seulement compétentes, mais qui ont en plus de la motivation à revendre. L’autre alternative, est de choisir des personnes bourrées de potentiel, pour ensuite les former.

En bon responsable, vous ne pouvez pas confier la gestion des tâches de votre structure à n’importe qui. Rassurez-vous que votre choix se porte sur un délégataire crédible, légitime et qui a de l’autorité. Tous ces éléments seront utiles pour qu’il mène à bien la mission qui lui est confiée. Dans certaines entreprises, les responsables vont jusqu’à signer un contrat de délégation.

Les choses à éviter

L’objectif que doit poursuivre tout responsable est l’établissement d’une délégation parfaite qui porte des fruits. Christophe Emptaz consultant en entreprise et manager au sein du groupe Cegos souligne à cet effet que trois notions doivent être réunies dans la gestion des tâches. Il s’agit de :

  • la responsabilité ;
  • la confiance ;
  • le contrôle.

La confiance signifie aussi la méfiance. Elle ne doit pas se faire à l’aveuglette.

Le contrôle pour sa part, doit être à prendre avec des pincettes, car la notion de délégation est souvent confondue avec l’indépendance. Si dans le terme délégation, il y a une douce dose d’indépendance, celle-ci n’est pour le moins pas totale. Le contrôle doit être positif. Il doit booster et non frustrer le collaborateur.

Ce qu’il faut retenir est que déléguer une tâche n’a rien à voir avec ce que certains pourront qualifier de sous-traitance. Déléguer la gestion d’une tâche c’est fixer les objectifs tout en laissant la possibilité à une tierce personnes de les réaliser en toute autonomie.

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